Magnus Kuchler, Sverigechef, Ernst & Young:
”Varje medarbetare bestämmer var och när de arbetar bäst”
Det hybrida kontoret, hur ska det utformas? Rådgivnings- och revisionsföretaget Ernst & Young hade en hybrid strategi på gång redan innan pandemin. Magnus Kuchler berättar om deras nya arbetsmodell.
– Det här har inte varit ett bygg- eller kontorsprojekt. Vi har drivit det som ett strategiprojekt, från ledningsgruppen och nedåt, då det mest handlar om nya arbetssätt och ett nytt mindset.
En Hybrid Model innebär att varje medarbetare själv bestämmer var och när de arbetar bäst.
En Hybrid Model innebär att varje medarbetare själv bestämmer var och när de arbetar bäst. Modellen är en övergripande strategi för hela företaget och dess 3000 medarbetare i Sverige, som samtidigt genomsyrar det nya huvudkontoret i Stockholm.
En plats med hållbarhet och det hybrida arbetslivet i fokus, som skapats nedifrån och upp. Inte bara bokstavligen utan också filosofiskt.
Att inkludera medarbetarnas behov
– Vi gjorde många olika analyser innan. Vi tittade inte bara på en massa data över hur det gamla kontoret användes, utan vi inkluderade också medarbetarna från början.
I en enkät frågade man: ”Vad har du för behov?”. Man höll workshops med frågor som ”hur ser framtidens arbete ut?” och djupintervjuade några medarbetare som fick bli ambassadörer. Man skapade också personas.
De handlade inte om ålder, kön eller din roll utan baserades på vilken typ av arbetsperson du är.
– De handlade inte om ålder, kön eller din roll utan baserades på vilken typ av arbetsperson du är. Tycker du om småmöten? Vill du sitta tyst? Dessa personas går nu tvärs genom hela företaget. Vi skapade så kallade user journeys. Hur ser varje personas dag ut?, så att kontoret ska stödja din persona.
Smart planering för design av kontoret
Det här gav grunden till designen av kontoret. Smart planering och nya typer av platser, som stora skrivbord för touchdowns för flera och bås för ostört arbete och samtal.
– Det ska vara ett framtidskontor. En katalysator för den nya globala strategin där vi måste samarbeta mer, ligga i framkant inom digitaliseringen och vara drivande gällande hållbarhet. Vi tar bort alla hemmazoner på det nya kontoret. Det hade vi inte kunnat göra utan teknologi som stödjer det nya sättet att arbeta.
1500 sensorer mäter allt på kontoret: lediga platser, tysta platser, konferensrum, aktiva zoner och ljudnivå. En app hjälper dig att se var de olika platserna finns och när de är lediga.
Fysiska möten för mervärdet av att träffas
Projektet med framtidens kontor startade redan innan pandemin, men gav nya insikter längs vägen. Till exempel blev Microsoft Teams grundplattform för möten.
– Vi har bara fysiska möten om det finns ett ordentligt mervärde av att träffas, för att bygga team eller kultur, eller om det är ett möte som är omöjligt att ha på annat sätt.
För att underlätta har mötesrummen har förvandlats till Teamsrum. Med en knapptryckning startas ljud, bild och presentation. Alla i rummet syns. De på distans är på stora skärmar.
– Det kanske är två personer med hemifrån, men känslan är att alla är med.
Man bestämmer själv var och när man arbetar.
– Vi uppmuntrar alla till att hitta sin egen mix mellan kontor, hemma, hos kund eller någon annanstans. Det är inte chefen som bestämmer. Vi är övertygade om att en flexibel arbetsmodell med individen i centrum kommer att passa vår organisation bäst. Sedan utvärderar vi givetvis, för att se hur vi kan göra modellen ännu bättre och stödja våra medarbetare ännu mer i deras arbete.
Ann-Louise Lökholm, Sweco:
”Pandemin har lärt oss att vi behöver kontorsytor”
Swecos Sverigechef Ann-Louise Lökholm berättar om hur de tjuvstartade sitt hybrida arbetssätt precis vid rätt tidpunkt.
– Vi vet ännu inte exakt hur varje individ kommer att vilja ha det framöver, men det står klart att man vill fortsätta jobba hemifrån på deltid.
Swecos omkring 50 kontor gör att det hybrida arbetslivet är en jättefråga. Tur då att de satte en ny arbetsplatsvision redan 2018.
Vi sa: Arbeta var du vill, så länge det är för företagets bästa och fungerar för uppdraget och din chef.
– Vi sa: Arbeta var du vill, så länge det är för Swecos bästa och fungerar för uppdraget och din chef. Vi började jobba på vad visionen skulle innebära. Sedan kom pandemin och vi fick ta tag i det direkt.
Inte mindre yta, utformningen det viktiga
Ett fokus de har arbetat med är möten.
– Kontoret måste facilitera mötet, och mötena måste bli väldigt mycket bättre, både socialt och välfungerande. Det för att locka in medarbetare, för att något ska hända.
Man tittade också på frågan om kontorsyta.
– Framtidens kontor innebär inte per automatik mindre yta. Utformningen är det primära.
Sweco gör de stora förändringarna på sina kontor på sikt när kontrakten går ut. Till exempel pågår ett arbete med att förvandla ett helt våningsplan på kontoret i Marieberg, Stockholm, till en ”mötesvåning”.
– Det gjorde det också möjligt att vara mer flexibel med lösningarna i resten av kontoret.
Men för att ett kontor ska fungera på det sätt som det är designat för krävs modernt ledarskap.
– Pandemin har satt det nya ledarskapet i fokus. Det hierarkiska funkade förr. Nu behövs ett ledarskap som kan hantera hastigheten i förändringar. Ett ledarskap baserat på tillit och respekt för varandras kompetenser. På självledarskap.
Nina Bozic, forskare, Rise:
”Vi känner oss friare, men samtidigt finns det problem”
Nina Bozic berättar för oss om en ökad komplexitet i arbetslivet. Vi blir överbelastade och måste ägna mycket tid åt att organisera arbetet. Nina Bozic är senior researcher på forskningsorganisationen RISE, där hon leder en tvärvetenskaplig plattform kallad Sustainable future work, som samlar olika forskare. De jämför resultat från olika delar av RISE, från beteende till AI.
De flesta vill ha ett mer flexibelt arbetsliv, och det har heller inte varit negativt för produktiviteten.
– Via studier i Sverige och utomlands kan man säga att de flesta som kan också vill jobba en till tre dagar hemifrån i veckan. Men det varierar stort mellan människor. En del vill bara vara på kontoret, vissa vill bara vara hemma. Slutsatsen för oss blir att man bör ge medarbetarna en möjlighet att välja. De flesta vill ha ett mer flexibelt arbetsliv, och det har heller inte varit negativt för produktiviteten.
Mycket tid ägnas åt att organisera arbetet
Men när hela livet blir en hybrid suddas gränsen mellan arbets- och privatlivet ut.
– Vi känner oss friare, samtidigt som det finns problem. När kontoret var den enda kanalen var det enklare. Man kom dit och pratade med varandra.
Nu ökar komplexiteten. Bara digitalt finns det massor av kanaler. Vi blir kognitivt överbelastade och måste ägna mycket tid åt att organisera arbetet. Det finns en känsla av att man äger sin egen tid. Å andra sidan — bokas det in många möten, ofta flera parallella online, utan pauser.
– Hjärnan blir 30 procent tröttare i möten online jämfört med fysiska. Den tekniska barriären gör att det kostar energi att bara följa och lyssna. Fysiskt ger och tar vi in information automatiskt. Så också icke-verbal. Vi lär oss med hela kroppen, men nu har vi tagit bort många aspekter av det. Vi är inte biologiskt skapta för digital inlärning.
Meningsfullhet och samhörighet viktigt i det hybrida arbetslivet
En annan paradox som studier visat under pandemin, är den om vår hälsa. Många säger att arbete hemifrån ger möjlighet till träning. Samtidigt visar statistiken att vår vikt ökar. Våra kontor är inte bara sociala platser; de får oss att röra på oss.
Vi får inte 'recharging moments' hemma på samma sätt som på kontoret.
– Som resor till och från jobbet, och så kallade “in-between”-moments. Även vår mentala hälsa går åt fel håll. Vi får inte “recharging moments” hemma på samma sätt som på kontoret. Vi behöver lägga mer tid på att planera för balansen och dessa paradoxer.
Studier om lycka visar att sociala relationer gör oss lyckligast. Efter en dag framför en skärm tänker man: ”Vad har jag gjort idag? Har det här påverkat världen utanför mitt hem?”
– Meningsfullhet och samhörighet påverkar hur lyckliga vi är. Hur ska vi hitta det om vi inte träffas och är en del av något större? Det blir det viktiga när vi planerar det hybrida arbetslivet.
Populära artiklar
