Pandemin har i grunden förändrat hur vi träffas och samarbetar. De nya flexibla mötesformerna, antingen helt digitala eller hybrida – där en grupp befinner sig i ett rum på kontoret medan andra deltar på distans – har både blivit allt vanligare och inneburit mycket positivt för oss. Det har blivit smidigare att hålla möten med kolleger och kunder oavsett hur många som deltar eller var alla befinner sig geografiskt. Och det har blivit enklare att med kort varsel och utan restid kunna kasta sig in i ett spontant möte.
Men hur bra fungerar egentligen dessa virtuella möten för själva mötet mellan människor, och för att uppnå det vi önskar med mötet?
– Jag gillar digitala möten, men jag tycker tyvärr inte att vi har kommit särskilt långt gällande hur de fungerar. Detta trots att vi de senaste åren haft både många och långa digitala möten, menar Anna Uhlin.
Utgå från att det digitala mötet är annorlunda
Anna Uhlin disputerade under hösten 2022 inom industriell ekonomi och organisation med sin avhandling ”Du är på mute” kring just fenomenet digitala möten. Syftet var att bidra till att utveckla kunskap om hur vi kan ”komma samman” i digitala möten.
Hennes studie visar att digitala möten faktiskt är något annat än fysiska möten – och för att de ska bli bra behöver vi förhålla oss till dem på olika sätt.
– En viktig reflektion är att vi har pressat in en gammal arbetspraktik i en ny teknik, som inte är riktigt anpassad för det. Vi tar på lite olika sätt för givet att det är samma, men vi behöver acceptera att det digitala mötet är annorlunda och förhålla oss till det som något nytt, säger hon.
Digitala möten är en ny praktik med andra förutsättningar, och där har vi ett arbete att göra för att hitta gemensamma förutsättningar om vi ska få till bra möten.
Enkelt förklarat menar Anna Uhlin att en stor skillnad mellan traditionella fysiska möten och digitala möten är de överenskomna förutsättningarna. Ett traditionellt fysiskt möte kännetecknas av att vi möts på en specifik plats och tid, med en specifik agenda och med specifikt inbjudna deltagare. Digitala möten har mer flytande förutsättningar och kräver i stället att vi behöver förhålla oss till att mötet sker på många platser samtidigt, till exempel i det gemensamma digitala rummet, i chatten, och i de fysiska rum där deltagarna för tillfället befinner sig. Dessutom deltar vi olika: några med antingen kamera på, med bara vår bild, med ljud på eller utan ljud. Ibland passar vi även på att promenera under mötet eller att springa iväg och fylla på kaffekoppen när det passar just oss. Ja, ni vet hur det kan vara?
– Alla dessa parallella rum skapar det gemensamma rummet och blir tveklöst annorlunda jämfört med ett traditionellt fysiskt möte. Digitala möten är en ny praktik med andra förutsättningar och där har vi ett arbete att göra för att hitta gemensamma förutsättningar om vi ska få till bra möten där vi kommer samman och åstadkommer saker tillsammans.
Skapa liknande förutsättningar för alla deltagare i mötet
Den första fråga som vi bör ställa oss, menar Anna Uhlin, är varför vi ska ha ett visst möte, och vad vi vill uppnå? Utifrån det kan vi fatta beslut om mötet bör vara digitalt eller fysiskt, eller hybrid. Därefter behöver vi skapa liknande förutsättningar för alla deltagare – kamera på, mikrofoner som fungerar, tillgång till chatt eller inte, och en rutin för hur man begär ordet.
– Om man inte lyckas hålla ihop det digitala rummet finns det risk för skapa en obalans mellan deltagarna i rummet, säger Anna Uhlin, och menar att det i sin tur kan skapa otrygghet, mindre spontanitet och minskat engagemang.
– Risken är då att vi misslyckas med mötets uppgift att föra oss samman för att möjliggöra att skapa någonting tillsammans.
Anna Uhlin är tillsammans forskarkollegor på Mälardalens universitet även nyss involverad i pågående studier kring hur möten håller på att förändras när vi kommer in i en post-digital era och konsekvenserna av dessa förändringar för mötens roll i skapandet av gemenskap. Tillsammans med kollegorna håller hon även på att utveckla en metodik för organisering och genomförande av inkluderande och produktiva hybrida möten – något att återkomma till när metodiken är klar, alltså.
Anna Juhlin konstaterar:
– Digitala möten är ju definitivt här för att stanna. Om vi använder dem på rätt sätt kan de vara jättebra.
4 tips: Håll ihop det digitala rummet
- Ha en tydlig agenda
Ha en tydlig, förberedd mötesagenda, som alla fått tillgång till i förväg och som ni håller er till under mötet. Ge även alla samma möjligheter att påverka agenda och att förbereda sig inför mötet. Jobba även förebyggande med att fånga upp sådant som behöver avhandlas och kommunicera det inför mötet. - Skapa liknande förutsättningar för alla deltagare
Jobba med att skapa liknande förutsättningar för alla deltagare – kamera på, mikrofoner som fungerar, tillgång till chatt eller inte. Utan lika förutsättningar finns det risk för obalans mellan deltagarna i rummet, särskilt vid hybridmöten. Vid hybridmöten: Påminn i inbjudan att de inbjudna ska meddela om de kommer att delta digitalt eller fysiskt – bra information för den som leder mötet och för övriga mötesdeltagare. - Ha en rutin för hur man begär ordet
Skapa en rutin för hur man begär ordet. Detta ger alla samma möjlighet att komma till tals. - Våga bjuda in till ett bara! fysiskt möte
Om det är svårt att säkerställa punkt 1-3 eller om det är svårare eller kreativa frågor som ska avhandlas kanske det är ett enbart fysiskt möte som behövs för att hålla samman rummet? Våga bjuda in till ett enbart fysiskt möte! Tips: Bjud in med framförhållning och med tydlig information om att det är ett enbart fysiskt möte.
Populära artiklar
