Framtidens kontor är redan här – så hur långt tänker du?

– Det är svårt att ta rätt beslut om man alltid stirrar i ett excelark. Det blir lätt att allt handlar om kronor och ören, här och nu. Vi brottas med långsiktigheten allihopa, säger Henrik Ahnström, innovationsdirektör på Skanska.
– Men rätt beslut för framtiden är att våga tänka utanför kvartalsekonomin.

Vi kan se kortsiktigheten överallt. Pressen från excelarket. Chefer anställs för att leverera fina siffror till nästa årsrapport, slutar och går vidare till nästa företag. Politiska partier ger löften för att vinna valet här och nu, men byts ut efter fyra år. Nästa regering börjar om. Coacher för framgångstörstande idrottslag sparkas innan namnskylten hunnit komma upp vid kontorsdörren.

“Millennials (i USA) stannar i snitt 2,75 år på ett jobb, vilket är för kort tid för att göra ett avtryck på företaget”, säger karriärcoachen Shannon Houde på Walk of Life Consulting.

"Office is a tool and technology is a place"

Men. Det är ett bra läge nu att tänka lite längre. Det hybrida arbetssättet är cementerat och vi börjar förstå hur vi ska designa våra kontor för bästa effekt.

– Tsedal Neeley, professor på Harvard, myntade uttrycket “office is a tool and technology is a place”. Det är en bra sammanfattning över hur arbetsplatsens uppgift förändrats. Framtidens kontor och arbetsplatser måste vara anpassade för denna nya uppgift. Det ställer krav hur lokaler utformas. Luft, dagsljus, små rum. Tekniskt måste det vara sömlöst mellan hem och jobb. Det får inte vara krångel på kontoret, säger Henrik Ahnström.

Vi har pratat om de här tre delarna länge. Missar du en del, misslyckas du

Nina Rapp leder idag Microsoft Sveriges arbete runt Det nya arbetslivet. De började redan för 12 år sedan så långsiktigheten finns där.

Frågar du henne behöver du ha tre delar på plats för att nå denna sömlöshet och effektivitet. Delar som tillsammans skapar en helhet  – plats, teknik och människa.

– Vi har pratat om de här tre delarna länge. De bygger på rapporter, forskning och lång erfarenhet. Missar du en del, misslyckas du. Du kan ha platsen och metodiken, det vill säga bra förändringsledning och ett genomtänkt kontor, men saknar tekniken. Då funkar det inte. Du kan ha rätt kontor och teknik men saknar förändringsledningen, det vill säga att medarbetarna inte vet hur de ska jobba. Det fallerar då också. Alla delarna hänger ihop, säger Nina Rapp.

Skapa hybrida möten på kontoret som är inkluderande

Microsoft har själva gjort två stora transformationer av kontoret under de senaste tio åren. De har experimenterat mycket med teknik och kultur.

Enligt Nina har de kommit långt med sina tre delar. De har träffat rätt i beslutet att kontorets huvuduppgift är att skapa, underlätta och inspirera till möten mellan människor.

Men dessa möten ska ske på samma villkor, och där kommer tekniken in. De utvecklar till exempel verktyget Microsoft Places, som bland annat låter dig knyta an med kollegorna online och lättare veta när teamet är på plats. Mötesrummen bör ha u-formade skrivbord riktade mot skärmarna där mötesdeltagare online kan delta på riktigt, och inte bara förvandlas till talande tavlor bakom någons rygg. Det som kallas första raden-upplevelse.

– Siffrorna visar att produktiviteten är lika hög, eller högre, när vi hybridjobbar – men när vi inte möts sjunker kreativiteten och välmåendet. ​​Därför behöver vi hitta en bra balans och skapa närhet mellan kollegor när de inte träffas fysiskt, samt skapa mervärden när vi är på kontoret, säger Nina. 

Vi måste råka ut för positiva kollisioner

Det ser bra ut i excel. Produktiviteten tickar på trots att kontoret står halvtomt.
Ett tag.

Men tänker vi utanför kvartalsekonomin, som Henrik Ahnström säger, kommer troligen en annan bild visa sig – nämligen den att kvaliteten sjunker.
Och kvantitet utan kvalitet, ja det blir ju egentligen ingenting.

Det här är också en bild som delas av Anders Eriksson Modin. Han är arkitekt och hållbarhetschef på FOJAB.

– Det är en tes jag driver, att en lärdom från pandemin var att vi lyckades upprätthålla bra effektivitet trots jobb hemifrån. Däremot tappade vi i kvalitet, säger han.

Så varför tappar vi kvalitet när vi inte jobbar tillsammans på arbetsplatsen? Anders analys är att på distans blir allt inrutat och schemalagt. Olika digitala möten följer på varandra.
Vi tappar utbytet däremellan. Samtal utan agenda.
De positiva kollisionerna.

Anders stal begreppet från en forskare i Cern. När de skjuter partiklar mot varandra krockar de så småningom. Då händer det oförutsedda saker.

– Livets stora frågor ligger i den kollisionen. Man vet inte innan vad som ska hända. Det är framtidens valuta. Som arkitekt vill jag därför maximera mötet mellan folk, designa för positiva kollisioner.

Oengagerade medarbetare kostar åtta tusen miljarder kronor

Framtidens valuta, kollisioner, engagemang, tillit. Plats, teknik och människa. Långsiktighet istället för kvartalsekonomi.
Allt hänger ihop – och arbetsplatsen och företagskulturen är kittet.

För den som ändå ställer sig frågan om detta verkligen är så viktigt, så har undersökningsföretaget Gallup åtta tusen miljarder svar.

Det är nämligen så många kronor som oengagerade medarbetare kostar världens företag i minskad produktivitet varje år. Det motsvarar cirka nio procent av världens totala BNP.

Engagemanget har ökat sedan pandemin, men enligt samma Gallup-rapport består nästan 60 procent av den globala arbetskraften av så kallade quiet quitters.
Det är oengagerade medarbetare som känner att de saknar både betydelse och tillhörighet på jobbet. De gör bara minsta möjliga.

Skanskas Henrik Ahnström igen:
– Kontoret är en facilitator, ett verktyg. Arbetet vi utför där blir bättre. När vi sitter enskilt tenderar vi att kontakta likasinnade medan kontoret tillför mångfald och nya upptäckter. Det ensamma geniet är en myt.