Columbus flyttade till Aqua: Ett nytt kontor för nya tider

När Charlotte Balcke och hennes kollegor på IT-konsultbolaget Columbus första gången besökte kontoret på tredje våningen i Skanskas nya kontorshus Aqua i Malmö var det fortfarande en byggarbetsplats.

– Det var ren betong och kablar och rör. Det fanns inga innerväggar, ingenting. Men vi kände ändå att ”this is it!”, berättar hon.

Företaget satt då vid Stortorget i centrala Malmö, men de ville ha en mer flexibel lokal. När avtalet började löpa ut bestämde man sig för att göra ett lokalsök.

– Vi satt på två plan i två fastigheter som vi hade öppnat upp emellan. Lokalerna var lite större, men ytineffektiva och vi ville kunna samlas på ett plan, dessutom hade vi problem med ljus, ljud och teknik, förklarar Charlotte Balcke, som är Office Administrator hos Columbus.

Viktigt skapa ett kontor för alla

För att underlätta letandet och kontakterna med fastighetsägare anlitade man Christel Sterner, Partner & Senior Project Manager Business Relocation hos Workpoint AB. Hennes uppdrag innefattade att hjälpa Columbus identifiera sina behov.

Förutom en lokal i ett plan skulle det finnas olika rumstyper: för konferens, möten och enskilt arbete, rum för samtal och för tyst arbete. Men även ett gemensamt kök och en större samlingsplats som kunde bli ett ”hjärta” i lokalen.

Hemarbetet under pandemin har lett till beteendeförändringar och det är inte längre självklart att förlägga all sin arbetstid på kontoret. För att attrahera och behålla affärskritisk kompetens har många företag gått över till flexibla så kallade hybridkontor. Columbus är ett av dem och de ville skapa ett kontor som tillgodoser de runt 70 medarbetarnas olika behov.

Bland fastighetsägarnas förslag fanns Skanskas nya kontorshus Aqua med på vår topp-5-lista.

Tre olika grupper deltog i processen

Företaget tillsatte tre grupper i processen: en styrgrupp med representanter från ledningen och olika affärsenheter, en operativ/teknikgrupp samt en referensgrupp med medarbetarrepresentanter. Charlotte Balcke var med i alla grupperna liksom Christel Sterner, som berättar:

– Styrgruppen gjorde den strategiska analysen och vi kom gemensamt fram till den kravspecifikation som jag sedan skickade ut som ett lokalsök. Bland fastighetsägarnas förslag fanns Skanskas nya kontorshus Aqua med på vår topp-5-lista.

Den stora utmaningen i processen var tidspressen. Man behövde komprimera en process som normalt tar kring tre månader till knappt sex veckor. Christel Sterner betonar att det var ett effektivt projekt och de fick god hjälp av Skanska.

– De är så professionella och var otroligt hjälpsamma.

Loungen – kontorets hjärta

I anslutning till köket ligger loungen, den samlingsplats som man prioriterade. Det är en stor, genomgående yta med gott om gröna växter. Här finns stolar och bord, soffor och sittpuffar och även en liten scen.

Columbus har redan ordnat evenemang och utbildningar här. Till vardags sitter folk här och arbetar och tar personliga eller digitala möten. Ryktet om loungen har spridit sig utanför Malmö och lockat folk från andra Columbus-kontor. Malmö ligger bara en kort tågresa från Köpenhamns flygplats och det var ett ledningskrav att kontoret skulle ligga nära Malmö Centralstation.

– Aqua övertygade inte alla i början. En person i styrgruppen gick faktiskt från Centralen och filmade och mätte hur lång tid det tog. Och då ströks ju den punkten, skrattar Christel Sterner.

Columbus prioriterar hållbarhet och Aquas miljöcertifiering, LEED:s Platinum-nivå, synkar bra med företagets värderingar.

En baksida med hemarbete är att många saknar de fysiska mötena på kontoret. Charlotte Balcke berättar:

– Jag intervjuade precis några unga personer om vad som är viktigt för dem när de väljer företag. Arbetsuppgifterna, kunderna och lönen såklart. Men social stimulans var jätteviktigt. Varför ska man annars komma till kontoret, när man kanske får mer gjort hemma?

En annan viktig attraherande faktor är företagets hållbarhetsagenda. Även här kan kontoret spela en viktig roll. Columbus prioriterar hållbarhet och Aquas miljöcertifiering, LEED:s Platinum-nivå, synkar bra med företagets värderingar.

Certifiering för miljö och hälsa

– Personalen är stolt över att vi har tänkt hållbart i flytten. Vi flyttade med oss den mesta inredningen från det gamla kontoret och när vi behövt komplettera har vi köpt återbruk, förklarar Charlotte Balcke, som säger att medarbetarna uppskattar de möjligheter som fastighetens hälsocertifiering enligt WELL skapar.

– Det är många som cyklar och utnyttjar de cykelförråd som finns både ute under tak och inomhus. Det har Skanska gjort jättebra med tillgång till fräscha duschar och torkskåp. Dessutom finns det cykelpump och verktyg.

Ett annat viktigt bidrag till hälso- och wellness-tänket är den uteterrass som ligger i anslutning till loungen. Den är rejält tilltagen, 40 kvadratmeter, med en fast sittbänk.

– Vi ville gärna ha någon slags utemiljö. Om en promenad inte hinns med på lunchen går det i alla fall få frisk luft på terrassen. Medarbetarna är supernöjda och använder den mycket, bland annat för lunch och pauser, men även för samtal, mer informella möten eller för att jobba, berättar Charlotte Balcke.

Underlättar arbete över gränserna

De kommentarer hon fått från medarbetare är genomgående positiva. Inte ens byggstöket i och omkring Aqua har bekymrat.

– Det som flera har påpekat, vilket också var bland de viktigaste behoven och målsättningarna, är att samarbetet mellan våra affärsområden utvecklats, vilket förenklar korsbefruktningen. Sedan säger de dagligen vad fint det är och att de gillar att komma hit.

Foto: Erika Weiland