Så blir ett nytt kontor en briljant omstart

– En flytt är ett briljant tillfälle för en omstart eller en ny riktning för företaget. Det kan vara en nollpunkt, lite som när man flyttar ihop. Ta vara på det!

Orden kommer från Johan Hedve och Camilla Skogsberg. De pratar om en flytt till ett nytt kontor. Som projektutvecklare respektive uthyrningsansvarig på Skanska Fastigheter har de medverkat vid fler lokal- och kontorsflyttar än de flesta – så vi passade på att pressa dem på det viktigaste att tänka på inför en flytt.

Eller pressade… du behöver inte ta polisgreppet på de här två för att få dem att prata om vad en flytt kan innebära. Det här är deras syre.

– Först och främst, valet av kontor är en långsiktig strategisk ledningsfråga. Hur tänker ni att företaget ska vara framåt? Vart vill ni? Vilken lokal och läge behöver ni för att nå det målet och stötta ert varumärke och företagskultur? Ska ni vara “on top of the world” som bolag kanske ni också ska välja en lokal som speglar det? Utan denna grund vet ni inte vad ni letar efter, säger Johan.

I snitt står personalen för 90 procent av kostnaderna i ett företag. Sedan följer hyran på 9 procent och energin på 1 procent. Kan du öka effekten av de 90 procenten, se till att dina medarbetare är välmående och kan prestera på topp, är väldigt mycket vunnet.

Kontorets känsla och gestaltning blir därför väldigt viktig. Det handlar inte bara om att ha ett funktionellt kontor, medarbetarna vill komma till något de inte kan få hemma eller någon annanstans.

– Har man insikt om denna fördelning så är påverkansgraden och möjligheterna med ny lokal  enorma, säger Camilla.

Passa på att utmana hur ni jobbar idag

Våga utmana. Våga testa. Och framför allt: Våga fråga hyresvärden, arkitekten, inredaren, experten. Det finns inga dumma frågor när det gäller hur lokalen kan bli ett verktyg för företagets framtid och utveckling.

– Det är vanligt att man spontant tänker att “nu har vi 20 rum på 20 personer och vi växer så vi behöver 25 rum…”. Fastna inte i hur ni jobbar idag, se möjligheten att förbättra och hitta nya sätt att arbeta, säger Camilla. 

Ta reda på hur ni vill jobba och planera för det. Hur ska till exempel hybridjobbandet se ut? Om ni har 50 procent av tiden på kontoret kanske det inte är så enkelt att ni bara har hälften så många arbetsplatser, eftersom många tenderar att vara på jobbet samma dagar. Fundera på hur det känns att åka in till kontoret bara för att upptäcka att du inte får plats. 

– En hyresgäst i vår co-working hade lite för få platser för att medarbetarna skulle känna sig säkra på att få en arbetsplats. Det ledde till att ingen kom in. När de sedan skaffade sig ett rum till med fler platser så ökade beläggningen och närvaron, säger Johan och fortsätter:

– Ett annat exempel är parkering. Många tror att de behöver fler platser än de egentligen gör, bara för att de har haft ett visst antal tidigare. En kort tid efter att de flyttat in, visar det sig ofta att de egentligen bara behöver hälften så många. Våga lita på de smarta digitala lösningarna som kan förändra hur parkeringarna faktiskt används, säger Johan.

Det aktivitetsbaserade kontoret börjar ersättas av ett mer behovsstyrt. Vissa roller kanske behöver ett eget rum, som till exempel ekonomi eller uppgifter som kräver sekretess. Ska chefen ha ett eget rum eller inte?

– Våga utmana tänket och våga vara stark. Vi människor har ofta svårt med förändring, och kan inte se vad det leder till, så det är naturligt att det gnälls i början. Och, ett tips: ge lite extra kärlek till dem som måste eller vill vara på kontoret hela tiden, och som har specifika behov. Behovsstyrt, som sagt, säger Camilla.

Låt det vara lagom mycket demokrati inför en flytt

Ska alla få tycka till inför en flytt? Kanske, men var försiktig, för många viljor leder sällan till rätt mål. 

En enkät kan fungera om du tar hjälp av en professionell aktör så det görs på rätt sätt – men ha gärna två alternativ att ta ställning till. Något som begränsar. Vill ni flytta hit eller dit? Var tydlig och förklara varför ni väljer en viss väg med kontoret, hur det stöder företagets strategi.

– Då kan medarbetarna undersöka förutsättningarna för de två alternativen. Men var klar med syftet och innebörden med enkäten innan, inom ledningsgruppen. Vi vill nå hit, vilken lokal och läge behöver vi för det? säger Camilla.

Johan och Camilla menar att många inte vågar gå på förutsättningslösa visningar. Kanske är det vårt svenska lynne som känner ett förpliktande att ”köpa”. Släpp det och åk runt och titta.

– Du behöver inte flytta in. Du kan se om kontoret har den känslan du vill vi åt, eller rentav hitta en känsla du inte visste du ville ha. Det ger en bas att stå på och du kan ställa rätt frågor till medarbetarna, säger Johan.

Ett bra läge är inte alltid uppenbart

Läget är förstås superviktigt. Goda kommunikationer så att allt inte hänger på bilar och att det finns olika sätt att ta sig till arbetsplatsen. Men ett bra läge är inte alltid uppenbart eller det man tror. 

– Utgå inte ifrån där chefen bor, gör en analys, säger Johan och skrattar till.

Den perfekta kontorsytan handlar om mer än kvadratmeter

Det är lätt att jämföra äpplen och päron när det kommer till lokalyta. Är det en viss hyra eller viss yta ni är ute efter? Hur kan dessa påverka varandra på oväntade sätt? 

Har kontorshuset till exempel mycket servicefunktioner som gör att du kan ha en annan typ av lokal, där kostnader flyttas från ditt eget kontor till husets service? Lite som all inclusive på charterresan.

– Fundera på vad ni kommer åt i olika typer av kontorshus. Tid är pengar, så försök jämföra på rätt sätt, säger Camilla.

– Det är klurigare än man tror att förstå vilken yta man behöver. Många glömmer att ytan innehåller biutrymmen, som toaletter, pentry, entré, korridorer etcetera. Behöver ni ett förråd, eller kan ni passa på att rensa och bli mer digitala när ni flyttar? Ska ni ha en städskrubb eller hyr ni städ från fastighetsvärden? Behövs ett serverrum?

Johan fyller i:

– Hur vill ni ta emot besökare? Ska ni ha säkerhetsklassade zoner? Många glömmer också att planera för var man ska hänga av sig ytterkläderna.

Ta makten över de sociala ytorna

En klassiskt svår nöt är mötesrum och sociala ytor. Speciellt det stora mötesrummet, som behövs – men behövs sällan – och som stjäl viktig yta. Den här utmaningen har gjort att allt fler kontorshus innehåller gemensamma konferensrum som man kan boka. 

En annan variant är att inreda så att en social yta som en lounge kan användas som ett stort mötesrum eller till extra arbetsplatser – och som plats för att samla hela personalstyrkan.

– Det finns massa möjligheter på marknaden med smarta möbler som kan dela av rum. De flesta vill minimera sina ytor och spara pengar, så här är det viktigt att hitta kreativa lösningar. Våga testa nytt, våga ta hjälp och fråga dem som jobbar med kontor hela dagarna. Det är det här vi brinner för och kan, säger Camilla.

– Och kom ihåg att det nya kontoret måste vara nåt som är bättre än det ni kommer ifrån, för att få med er medarbetarna på tåget. Det är också ett levande ting som behöver fortsätta utvecklas. Det finns inget rätt, bara det som är rätt för just er, säger Johan.

Foto: Samuel Unéus Publicerad: 2026-01-21