Experternas tips: Så lyckas du med drömkontoret

Det är en alldeles speciell känsla att få kliva innanför dörrarna till det nya kontoret. Men innan ni kommer dit är det många bitar som ska falla på plats. Knäckfrågan är: Hur anpassar ni den nya lokalen efter era behov? Vägen till svaret kan vara både lång och komplicerad, men med hjälp av experter på lokalanpassning och kontorsinredning är ni i trygga händer. 

Vi har träffat Johanna Hallgren, projektledare för hyresgästanpassningar på Skanska Fastigheter, och Katarina Rasmusson, inredningsarkitekt på Sera Konsult, som delar sina bästa tips på vägen till det nya kontoret.

1. Kartlägg verksamhetens behov

– När ett företag vill byta kontor handlar det oftast om att de vill ha en förändring. Min uppgift är att stötta dem i processen och få lokalen bättre anpassad för deras verksamhet. 

Det säger Johanna Hallgren som arbetar med hyresgästanpassningar i Citygate Göteborg, ett av Skanska Fastigheters senaste kontorshus. I sin roll som projektledare är hon med och guidar dig som hyresgäst från det att avtalet skrivs till några veckor efter inflytt. Hon har ett nära samarbete med arkitekten. Inredaren är det istället hyresgästen som initialt för dialog med.

Katarina Rasmusson har över 20 års erfarenhet av att inreda kontor. Hon berättar att hon ganska ofta får höra ”Vi är inget Google-kontor” och om vikten av att kunna lyssna in kunden, men också att pusha till att våga.

– Mitt jobb handlar också mycket om att identifiera företagets behov och om att lyckas spegla organisationens kultur. Men samtidigt om att överraska och utmana, säger hon. 

Men hur kartlägger ni då behoven?

– Till att börja med sätter jag mig in i verksamheten genom att ställa många frågor kring hur lokalerna kommer att användas och vilka önskemål som finns. Ett av de vanligaste är ”vi vill ha bra ljudisolering”. Men vad betyder det egentligen? Här kan jag med min erfarenhet ställa relevanta följdfrågor som gör att vi kan optimera isoleringen – för det är inte hållbart vare sig ekonomiskt eller miljömässigt att ha maximal ljudisolering i alla väggar, säger Johanna Hallgren. 

Hon nämner tre nyckelfrågor: Vad är era behov idag? Hur ser organisationen och verksamheten ut? Och hur kommer det att se ut om ett par år?

– Medarbetarundersökningar eller workshops lägger ofta en bra grund för kartläggningen. Samt att föra statistik över medarbetarnas beteenden – såsom antal medarbetare och frekvens på kontoret, rörelsemönster och vilka rum som används till vad, säger Johanna.

2. Inkludera medarbetarna i processen – och var beredd på att lyssna

– Det viktigaste i alla förändringsprocesser är att få med sig medarbetarna. De står verksamheten allra närmast och är därmed de som kan ge bäst input kring behoven, säger Katarina.

Även här är medarbetarundersökningar ett bra verktyg samt fokusgrupper eller öppna forum för förslag och önskemål. När du inkluderar medarbetarna måste du dock vara beredd att lyssna på dem.

– Det kommer sannolikt att finnas önskemål som du inte kan tillgodose och då är det viktigt att du som arbetsgivare kan motivera varför. Här kan även jag i min roll som inredare delta i ett informationsmöte och förtydliga att det finns en tanke bakom allt, säger Katarina.

3. Tänk hållbart och skapa förutsättningar för flexibilitet

En av de största inredningstrenderna just nu är hållbarhet. Det tar sig i uttryck genom bland annat hållbara materialval, begagnade möbler, återbruk och upcycling. 

– Materialen vi bygger in i husen, exempelvis mattor och målarfärg, är noga kontrollerade så att de uppfyller de miljöcertifieringar vi arbetar med. Det här underlättar den dagen en hyresgäst vill certifiera sin verksamhet – grunden finns redan där, berättar Johanna.

Hållbarhet innebär också att tänka långsiktigt när du väljer din nya kontorslokal – och hur du inreder den.  

– Det vanligaste misstaget företag gör när de byter lokal är att försöka kopiera det gamla kontoret rakt av, för att de alltid har haft det på ett visst sätt. Här gäller det att fundera över hur ni har det nu och var ni är på väg, säger Johanna och får medhåll av Katarina:

– Det gäller att inte bygga in sig i ett hörn. Ska ni expandera om ett par år? Hur ska vi tänka då? Organisationer förändras hela tiden och vi som jobbar med kontor är vana vid att skapa möjligheter genom inredningen, till exempel med en upprättad plan för hur ni skulle kunna få in fler bord vid behov, säger Katarina och trycker på vikten av en flexibel planlösning.

Det här är något Skanska kan hjälpa till med genom att bland annat förbereda vägglägen i taket, så det blir lättare den dagen verksamheten kräver en vägg där den inte behövs i idag.  

– Ett företag jag nyligen jobbade med har en tydlig expansionsplan. Nu har vi förberett både el och ventilation för att lokalen ska fungera den dagen personalstyrkan utökas, säger Johanna.

4. Ta höjd för alla typer av roller och behov – jobba med syftesdriven inredning

Under omkring 30 år har vi rivit vägg för vägg för att effektivisera kontorsytan och främja samarbete, men nu går vi från öppna kontorslandskap till det syftesdrivna kontoret. 

– Oavsett verksamhet är det en bra idé att dela upp kontoret i zoner, addera tysta rum och flera mindre telefonrum, säger Katarina och återkommer till att ni måste ta höjd för olika typer av roller: 

– För vissa kan det vara OK att sitta och arbeta i en livlig zon en dag, men det fungerar inte för alla. Här är ledningens kommunikation samt vilka riktlinjer och policys det finns för närvaro på kontoret väldigt viktig att väga in, säger Katarina.  

Efter pandemin har särskilt efterfrågan på enskilda rum för telefonsamtal och digitala möten förändrats.

– Tidigare var telefonrummen anpassade för ett kort samtal på tio minuter. Nu sitter du ofta längre i digitala möten och generellt så pratar du då också högre. Det här ställer krav på såväl möblering och teknik som ventilation, ljus och ljudisolering, säger Johanna.

Det är heller inte hållbart att ha ett gäng tomma skrivbord eller rum som inte används och bara står och tar plats.

– Fördelen med ett hus som Citygate är  våra många olika faciliteter, säger Johanna och fortsätter:

– Vi avråder till exempel från stora konferensrum som används en gång per kvartal. Slimma istället era lokaler och hyr in er i den gemensamma konferensavdelningen vid behov, det är mer hållbart för både miljö och plånbok.

5. Sätt hälsan i främsta rummet –  ljus, ljud och ergonomi

När kontoret innebär en hälsosam miljö och bidrar till välmående medarbetare, ger det en positiv effekt på företagets produktivitet. I Sverige är vi generellt rätt duktiga på ljussättning, kanske för att vi på grund av det mörka vinterhalvåret inte har så mycket val.

– Det viktigaste är att du kan anpassa belysningen efter behov och årstid och att belysningen är dimbar. Vi brukar dela upp belysningen i tre delar: Allmänbelysningen som fastighetsägaren står för, miljöbelysningen och sedan arbetsbelysningen, säger Katarina.

När det gäller arbetsbelysning har behovet de senaste 20 åren förändrats enormt.

– Förr pratade vi om vikten av ”upp och ner-ljus” och att det var viktigt att ha en armatur ovanför skrivbordet som riktade ljuset nedåt.  Med öppna kontorslandskap är att det svårt att få till, då får du i stället komplettera med en skrivbordslampa. Samtidigt har behovet av skrivbordsbelysning minskat i takt med att tjänstemännens arbete blivit mer och mer digitalt. Vissa nöjer sig med belysningen från skärmen, säger Katarina. 

Även ljudmiljön är avgörande för en bra arbetsmiljö. Det behöver inte vara helt tyst, men inredningen ska tillåta lugn och ro, exempelvis genom att etablera tysta zoner.

– En av de vanligaste frågorna jag får från hyresgäster är den kring ljudisolering mellan rummen. Jag tycker det känns kul, skönt och tryggt att vi har en så bra ljudmiljö i Citygate. För det enskilda kontoret handlar det återigen om att ta reda på hur lokalerna ska användas. Det behöver finnas rum för social samvaro, men också rum för konfidentiella samtal. Och ljudisoleringen ska vara anpassad därefter, säger Johanna. 

– Textilier, som gardiner eller draperier, är en användbar detalj för att både skapa flexibilitet, göra det mer ombonat och som kan tillföra mycket akustikmässigt, tillägger Katarina.

När det kommer till ergonomi är möjligheten till variation och rörelse allra viktigast. 

– Ergonomi handlar inte om att ha en stol som har perfekta anpassningar just för dig, det handlar snarare om möjligheten till att variera din arbetsställning. Höj- och sänkbara skrivbord är bra, men inredningen ska också uppmuntra till att sitta på olika ställen. En stund i soffan är inte dumt, inte heller ett promenadmöte. Har du en terrass där du lätt kan få dig en nypa luft – jackpott! säger Katarina.

– I Citygate har vi cykelhotell, omklädningsrum med duschar och handduksservice. Vi har även ett gym och företagen som sitter hos oss kan teckna avtal med dem och därmed erbjuda gymkort till sina medarbetare. Det skapar bra förutsättningar för att den där lunchträningen blir av, säger Johanna.